在日常办公中，Microsoft Teams 已成为团队协作的核心工具，聊天记录中往往包含重要的项目决策、任务安排、文件共享记录等关键信息。无论是为了合规审计、知识沉淀，还是后续追溯需求，合理存档聊天记录都至关重要。本文将详细介绍个人用户与管理员在 Teams 中存档聊天的多种方法，涵盖手动保存、批量导出、合规保留等场景，帮助你高效管理聊天数据。
一、个人用户：快速存档单条 / 多条聊天消息
对于普通用户而言，最常用的存档需求是保存重要的单条或部分聊天记录，方便后续快速查阅。Teams 提供了直观的 “保存消息” 功能，无需复杂操作即可完成存档。
1. 单条消息存档（适用于私人聊天 / 频道聊天）
这是最基础的存档方式，支持保存私人聊天、群组聊天及频道中的任意消息，步骤如下：
- 打开 Microsoft Teams 客户端（桌面端、移动端通用），找到目标聊天窗口或频道；
- 将鼠标悬停在需要存档的消息上（移动端长按消息），点击右侧出现的「更多选项」（三个点图标）；
- 在下拉菜单中选择「保存此消息」，消息会自动添加到 “已保存” 列表中；
- 查看存档消息：在左侧导航栏的 “聊天” 或 “频道” 列表顶部，找到「已保存」选项，点击即可查看所有存档的消息。可按聊天对象或频道筛选，点击消息可直接跳转至原始对话上下文。
2. 取消存档或管理保存的消息
若需移除已存档的消息，操作同样简单：
- 方式一：在「已保存」列表中，悬停目标消息并点击「更多选项」>「取消储存此讯息」；
- 方式二：直接在原始聊天窗口中找到该消息，重复存档步骤并选择取消保存；
- 注意事项：如果消息作者后续编辑或删除了原始消息，存档列表中的消息会同步更新 —— 编辑后的内容会实时反映，删除的消息会显示 “讯息已被作者刪除” 提示，但仍可查看消息标题和上下文位置。
二、批量导出聊天记录（个人 / 管理员通用）
当需要存档完整的聊天历史（如整个项目周期的对话、会议聊天记录）时，单条保存效率较低，可通过批量导出功能实现。
1. 个人用户导出个人聊天历史
普通用户可通过 Microsoft 账户数据导出工具，批量下载自己的聊天记录、媒体文件等数据，步骤如下：
- 打开浏览器，访问 Microsoft 隐私数据导出页面；
- 登录你的工作或学校账户（需与 Teams 账户一致）；
- 点击「创建新的导出」，在数据类型中勾选「Microsoft Teams」，可选择导出 “聊天历史”“媒体文件” 或两者都选；
- 选择导出范围（如过去 3 个月、自定义时间区间）和文件格式（默认 CSV 或 JSON），提交导出请求；
- 系统会开始处理请求，处理时间根据数据量而定（通常几分钟到几小时），完成后会发送邮件通知；
- 点击邮件中的下载链接，输入账户密码验证后，即可获取压缩包形式的存档文件，解压后可通过 Excel 或文本工具查看。
2. 管理员批量导出组织内聊天记录
若需存档团队成员的聊天记录（如合规审计、离职人员数据留存），管理员可通过 Microsoft 365 合规中心的电子数据展示工具操作，需满足以下前提：
- 拥有全局管理员、合规管理员或电子数据展示管理员权限；
- 已购买 Microsoft 365 合规性相关许可（如 Office 365 E3/E5、Microsoft 365 Business Premium）；
- 操作步骤：
- 登录 Microsoft 365 合规中心；
- 导航至「电子数据展示」>「核心」，点击「创建案例」，输入案例名称和描述（如 “2025 年 Q3 项目聊天存档”）；
- 进入案例后，点击「添加数据源」，选择「Microsoft Teams 聊天」，指定需要导出的用户账户、频道或会议聊天；
- 运行搜索任务，筛选目标时间范围的聊天数据，预览确认后点击「导出」；
- 选择导出格式（包含消息内容、元数据、附件等），等待导出完成后下载存档文件。
三、管理员：通过保留策略自动存档（合规级存档）
对于企业或组织而言，手动导出难以满足长期合规需求（如金融、医疗行业的监管要求）。Teams 支持通过配置保留策略，实现聊天记录的自动存档、保留和删除，确保数据生命周期合规。
1. 保留策略的适用范围
保留策略可覆盖 Teams 中所有类型的聊天数据，包括：
- 私人聊天、群组聊天、频道消息（标准频道、专用频道、共享频道）；
- 会议聊天记录（含会议前、会议中、会议后的消息）；
- 消息中的附件、视频剪辑、嵌入图像、表格、超链接等内容（表情符号、语音备忘录、代码片段除外）；
- 注意：外部用户（如来宾账户、其他组织的 Microsoft 365 用户）的消息存档规则不同 —— 来宾消息存储在影子邮箱（不适用保留策略），外部组织用户的消息存储在其自身账户中，仅本组织用户发送的消息受策略约束。
2. 配置 Teams 保留策略的步骤
- 登录 Microsoft 365 合规中心，导航至「数据生命周期管理」>「保留策略」；
- 点击「创建保留策略」，输入策略名称和描述，选择「Teams 聊天」和「Teams 频道消息」作为应用位置；
- 设置保留规则（三选一）：
- 「保留并删除」：保留指定天数（如 7 年）后自动删除，期间若用户编辑 / 删除消息，会先转移至 SubstrateHolds 隐藏文件夹（至少保留 1 天），到期后永久删除；
- 「仅保留」：无限期保留聊天记录，即使用户删除，管理员仍可通过电子数据展示工具检索；
- 「仅删除」：超过保留期后直接删除，不额外留存；
- 选择应用范围（整个组织、特定部门或用户组），完成策略创建。策略生效后，系统会自动按规则存档聊天数据，无需人工干预。
3. 团队级存档：归档整个团队（含所有频道聊天）
如果某个团队不再活跃但需保留其聊天和文件，管理员可直接归档整个团队，步骤如下：
- 登录 Teams 客户端，在左侧「团队」列表上方点击「更多频道选项」>「管理团队」；
- 在「活跃」列表中找到目标团队，点击「更多选项」>「归档团队」；
- 勾选「使关联的 SharePoint 网站对团队成员只读」（可选，防止文件被编辑），确认归档；
- 归档后效果：团队的所有聊天、文件变为只读状态，无法新增消息或编辑内容，但可通过搜索功能查找历史聊天；管理员可随时在「归档」列表中选择「恢复团队」，恢复后团队恢复活跃状态。
四、常见问题与注意事项
- 会议聊天如何存档？
- 临时访问：匿名用户或超过 150 人的联系人组成员，仅能在会议期间访问聊天，无法存档历史；
- 永久访问：直接被邀请的组织内用户、单实例会议中超过 150 人的联系人组成员，可通过 “保存消息” 或批量导出存档会议聊天；
- 频道会议聊天：仅频道成员可访问，存档方式与普通频道消息一致，需确保用户已加入对应频道。
- 存档的聊天记录能否被删除？
- 个人保存的消息：用户可自行取消存档，或作者删除原始消息后，存档列表仅保留标题；
- 管理员导出的文件：本地存档文件可手动删除，但合规保留策略下的云端数据，需按策略到期后自动删除，或由管理员通过合规中心手动移除保留。
- 权限限制说明
- 个人用户：仅能存档自己可见的聊天记录，无法访问他人的私人聊天；
- 管理员：需具备对应权限才能导出组织数据或配置保留策略，普通成员无此权限；
- 外部用户：无法存档本组织的聊天记录，其自身发送的消息不受本组织保留策略约束。
- 数据存储位置
- 私人聊天、专用频道消息：存储在用户个人邮箱的隐藏文件夹中；
- 标准频道、共享频道消息：存储在组邮箱或 SubstrateGroup 邮箱中；
- 所有存档数据均可通过 Microsoft 365 电子数据展示工具检索，确保合规审计需求。
总结
Microsoft Teams 提供了多层次的聊天存档解决方案，个人用户可通过「保存消息」或批量导出满足日常需求，管理员则能通过保留策略和团队归档实现合规级数据管理。根据自身角色（普通用户 / 管理员）和使用场景（单条消息 / 完整历史 / 长期合规）选择合适的方法，既能确保重要信息不丢失，又能满足企业数据治理要求。如需进一步优化存档策略，可结合 Microsoft 365 合规中心的审计工具，实时监控数据留存状态。